Tietosuoja ja tiedonhallinta

Henkilötietojen käsittely Sonkajärven kunnassa

Henkilötietojen luottamuksellinen ja tarkoituksenmukainen käsittely on Sonkajärven kunnalle tärkeää. Kunta käsittelee henkilötietoja kunnan lakisääteisten ja vapaaehtoisten palveluiden tuottamisen yhteydessä. Henkilötietoja käsitellään noudattaen tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa. Ajantasaiset tiedot käytännöistämme löytyvät tältä sivustolta.

Henkilötietojen käsittelylle on oltava aina laissa määritelty käsittelyperuste. Henkilötietojen käsittelyä on kaikki esimerkiksi henkilötietojen kerääminen, säilyttäminen, käyttö, siirtäminen ja luovuttaminen. Kunnassa suurin osa henkilötietojen käsittelyyn perustuu lakisääteisen velvotteen toteuttamiseen, yleiseen etuun tai julkisen vallan käyttämiseen. Osa palveluista on myös sellaista, johon henkilötiedot kerätään rekisteröidyn suostumukseen perustuen.

Sonkajärven kunnassa käsitellään henkilötietoja tietosuojalainsäädännön periaatteiden mukaisesti. Periaatteiden mukaan henkilötietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti, rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi, luottamuksellisesti ja turvallisesti. Henkilötietoja on kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten tarpeellinen määrä. Tiedot on päivitettävä tarvittaessa. Tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen. 

Osoitusvelvollisuus on keskeinen periaate tietosuoja-asetuksessa. Rekisterinpitäjän on toteutettava tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet täyttääkseen osoitusvelvollisuuden vaatimukset.

Kunnan asiointipisteellä ovat nähtävillä tietojärjestelmien rekisteriselosteet. Selosteesta ilmenee rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste, kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä, tiedot henkilötietojen tallentamisesta ja säilytysajasta, mistä tietoja säännönmukaisesti saadaan ja mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan, rekisteröidyn oikeudet sekä kuvaus rekisterin suojauksen perusteista.

Rekisteröidyllä on oikeus kunnan hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen: saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, saada pääsy tietoihin, oikaista tietoja, poistaa tietoja, rajoittaa tietojen käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vastustaa tietojen käsittelyä, olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteritietojen tieto- tai korjauspyynnön voi toimittaa kunnan asiointipisteeseen. Rekisteröidyn on aina todistettava henkilöllisyytensä pyynnön yhteydessä. Omat tiedot voi tarkastaa maksutta ja kirjalliset kopiot ovat maksuttomia.

Sonkajärvi:  Lepokankaantie 2, 74340 Sonkajärvi

Sukeva:      Kallentie 2, 74340 Sukeva

Lomakkeet löytyvät nettisivuiltamme osoitteesta (henkilötietojen korjauspyyntö ja tietopyyntö henkilötietojen käsittelystä):

 

Linkki lomakkeet

 

Tietosuojavastaava:       Marja-Terttu Tölli

puhelin: 040 675 0004

s-posti: marja-terttu.tolli(at)sonkajarvi.fi

Lisätietoa:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDBR):

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=FI

Tietosuojalaki:

https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050

www.tietosuoja.fi

Tietosuojaseloste

Sonkajärven kunnan verkkopalvelua ylläpitää Sonkajärven kunta.

Oikeudellinen vastuu

Verkkopalvelun sisältöä päivitetään ja se pyritään pitämään jatkuvasti ajan tasalla. Sonkajärven kunta ei vastaa virheiden tai sivuston käytön aiheuttamista välittömistä tai välillisistä kustannuksista tai vahingoista. Kaikissa tilanteissa verkkopalvelun tietojen oikeellisuutta, muuttumattomuutta ja ajantasaisuutta ei voida taata. Sonkajärven kunta ei ole vastuussa sivuston teknisistä häiriöistä johtuvista haitoista. Sonkajärven kunta ei myöskään vastaa niistä verkkoaineistoista, joihin Sonkajärven kunnan sivustolta on linkki. Sonkajärven kunta pidättää oikeuden tehdä sivustolle muutoksia tai rajoittaa sinne pääsyä pakottavista syistä.

Mitä henkilötietoja keräämme ja miksi

Henkilötietojen käsittely ja evästeet

Kunnan verkkosivuston kävijämääriä ja muita palvelussa käyntien yhteydessä talteen jääviä tietoja (IP-osoite, selaintyyppi, käydyt sivut ja käyntiajankohta) seurataan yleisellä tasolla evästeitä (cookies) tai muuta vastaavaa tekniikkaa hyödyntäen. Kävijä voi selaimen asetuksilla myös estää evästeiden käytön, mutta tällöin on mahdollista, että kävijä ei voi hyödyntää kaikkia verkkopalvelumme osia.

Näitä tietoja hyödynnetään verkkopalvelun kehitystyössä eikä niitä luovuteta ulkopuolisille.

Yhteydenottolomakkeet

Verkkosivuston kautta lähetetty palaute ohjautuu kirjaamoon. Palautelomakkeen kautta ei voi kuitenkaan laittaa vireille virallisia toimenpiteitä vaativia asioita. Palautelomakkeeseen ei saa myöskään syöttää arkaluontoisia tietoja, kuten henkilötunnuksia. Mikäli käyttäjä haluaa vastauksen palautteeseen, hänen tulee ilmoittaa yhteystietonsa haluamallaan tavalla. Tietoja säilytetään palautteen käsittelyn ajan, jonka jälkeen ne poistetaan.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle. Sonkajarvi.fi -sivustolla hyödynnetään seuraavien palveluiden upotettuja sisältöjä:

• Google
• Facebook
• Youtube

Oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta

Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Sonkajärven kunnalle.

Julkisuuslain (612/1999) 8 §:n mukaan jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Sonkajärven kunnan asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot ovat julkisia, ellei salassapitoon ole julkisuuslain 6 luvun tai muun lainsäädännön mukaista perustetta. Lisäksi asianosaisella eli henkilöllä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee, on julkisuuslain 11 §:n mukaan oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

 

Tietopyynnön tekeminen

Sonkajärven kunnalle osoitetun tietopyynnön voi toimittaa kirjaamoon. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos kirjaamo vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla. Tietopyynnön voi toimittaa seuraavilla tavoilla:

                  Sähköpostitse               sonkajarvi@sonkajarvi.fi

                  Puhelimitse                   040 6750 001               

sekä seuraaviin osoitteisiin:

Sonkajärven asiointipiste,

Lepokankaantie 2, 74300 Sonkajärvi

Sonkajärven asiointipiste on auki arkisin 9 – 15.

 

Sukevan asiointipiste, Kallentie 2, 74340 Sukeva

Sukevan asiointipiste on avoinna ma, ke ja pe 9 – 16 sekä ti ja to 12-18.

Poikkeuksista ilmoitetaan kunnan nettisivuilla ja ovessa.

 

Asiakirjojen antamisesta päättävä viranomainen

Julkisuuslain 14 §:m mukaan asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu. Sonkajärven kunnan hallintosäännön 24 §:n mukaan valtuuston asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee arkistonhoitaja. Tietopyynnön toimittajan ei ole tarpeen tietää, kenen tehtäviin asiakirjan tai tiedon luovuttaminen kuuluu. Ohjaamme tietopyynnön oikealle taholle sen saavuttua kirjaamoon.

 

Asiarekisteri

Sonkajärven kunta ylläpitää asiarekisteriä vireille laitetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Tietoa asiarekisteristä voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asian vireille tulo- tai asiakirjan laatimispäivällä. Pääasiallisena asiarekisterinä toimii asianhallintajärjestelmä. Tarkempaa tietoa asianhallintajärjestelmän sisällöstä ja rakenteesta saa kirjaamosta ottamalla yhteyttä edellä mainittuihin yhteystietoihin.

Kokoukset, kokousasiat, julkaistavat viranhaltijapäätökset sekä kuulutukset ja ilmoitukset julkaistaan Sonkajärven kunnan nettisivuilla www.sonkajarvi.fi.

 

Tietoaineistot

Sonkajärven kunnan tietoaineistot koostuvat kunnan palvelujen järjestämisessä ja palvelutuotannossa syntyvistä tietoaineistoista. Tietoja käsitellään tietojärjestelmien avulla ja manuaalisesti. Tietojärjestelmien rekisteriselosteet ovat nähtävillä pyydettäessä kunnan Sonkajärven asiointipisteellä. Tietoaineistoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla.

Kunnan päätearkisto

Kunnan päätearkisto sisältää pitkään ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja kunnan perustamisesta lähtien. 

 

Sonkajärven kunnalla on hallussaan tietoaineistoja ja asiakirjoja liittyen seuraaviin vastuualueisiin:

 

Kunnanhallitus:

Hallinto- ja talouspalvelut:

Yleishallinto: kokousasiakirjat, hallinnon järjestäminen ja kehittäminen, säännöt ja ohjeistukset

Henkilöstöhallinto: työntekijät, palvelussuhteet, henkilöstö- ja palkkatilastot, luottamushenkilöiden palkkiot

Arkistointi, tietosuoja ja tietoturva: tiedonhallinnan suunnittelu, ohjeistus ja raportointi, tietopyynnöt

Talous: ostolaskut, myyntilaskut, sisäiset laskut, kirjanpito, verotus, valtionosuudet, investoinnit

Ruokapalvelut

Työllisyyden hoito

Asiointipisteiden palvelut

Toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

Kunnanjohtaja:

Elinvoiman kehittäminen ja yrityspalvelut

Terveyden edistäminen

Asumispalvelut

Pakolaisasiat

Kuntien välinen yhteistyö ja vastuukuntamallilla järjestettävät palvelut

Omistajaohjaus

Toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

 

Sivistyslautakunta:

Koulutoimi: Opettaja-, opetus-, oppilas- ja opiskelijatiedot, todistukset, oppilasvalinnat, toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

Varhaiskasvatus: Asiakaskohtaiset tiedot ja suunnitelmat, toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

Vapaa sivistystoimi: Kirjasto, kansalaisopisto, tapahtumat, toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

Nuoriso- ja liikuntapalvelut: Toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

Joukkoliikenne: Toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

Kulttuuri-, liikunta- ja harrastejärjestöjen ja yhdistysten toiminta- ja tapahtuma-avustukset

 

Tekninen lautakunta:     

Tilapalvelut: Kunnan toimitilojen kiinteistönhoito, kunnossapito, rakentaminen, vuokraaminen ja tilanhallinta, toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

Vesihuolto: Puhtaan ja likaisen veden verkoston kunnossapito ja rakentaminen, veden ja palveluiden myynti, toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

Maankäyttö: Kaavoitus, kartta- ja johtotiedot, maaomaisuuden hallinta, kiinteistökauppatietojen hallinta, toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

Rakennusvalvonta: Rakennuslupien myöntäminen, katselmukset ja muut rakennusvalvonnan tehtävät, valmiussuunnittelu, toimialakohtaiset viranhaltijapäätökset, suunnitelmat, tilastot ja raportit

 

Sukevan aluelautakunta: Kokousasiakirjat, toimialakohtaiset suunnitelmat, tilastot ja raportit

 

Vaalilautakunta: Kokousasiakirjat, toimialakohtaiset suunnitelmat, tilastot ja raportit

 

Tarkastuslautakunta: Kokousasiakirjat, toimialakohtaiset suunnitelmat, tilastot ja raportit

 

Autamme tiedonhaussa, jos sivuston käyttö tai asiakirjojen haku tuntuu haastavalta.

Henkilötietojen käsittelystä on tietoa kunnan Tietosuoja osiossa.

Lisätietoa kunnan palveluista löydät kunnan nettisivuilta.

Uudistamme parhaillaan nettisivujamme.

Tervetuloa, tämä on organisaation Sonkajärven kunta saavutettavuusseloste

Tämä saavutettavuusseloste koskee palvelua www.sonkajarvi.fi ja on laadittu / päivitetty 19.05.2022. Palvelua koskee laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta, jossa edellytetään, että julkisten verkkopalvelujen on oltava saavutettavia.

Olemme arvioineet palvelun saavutettavuuden itse.

Digipalvelun saavutettavuuden tila

Täyttää saavutettavuusvaatimukset osittain.

Ei-saavutettava sisältö

Verkkosivusto ei ole vielä kaikilta osin vaatimusten mukainen

Huomasitko saavutettavuuspuutteen digipalvelussamme? Kerro se meille ja teemme parhaamme puutteen korjaamiseksi

Sähköisellä palautelomakkeella (avautuu kuvan kohdalta)

Sähköpostilla

sonkajarvi@sonkajarvi.fi

Muilla tavoin

Palautteen voi soittaa numeroon 040 675 0001 tai tuoda paperisena Sonkajärven kunnantalon asiointipisteeseen.
Puhelimeen vastataan ja ovet ovat avoinna ma-pe klo 9-15.

Valvontaviranomainen

Jos huomaat sivustolla saavutettavuusongelmia, anna ensin palautetta meille eli sivuston ylläpitäjälle. Vastauksessa voi mennä 14 päivää. Jos et ole tyytyväinen saamaasi vastaukseen tai et saa vastausta lainkaan kahden viikon aikana, voit tehdä ilmoituksen Etelä-Suomen aluehallintovirastoon . Etelä-Suomen aluehallintoviraston sivulla kerrotaan tarkasti, miten ilmoituksen voi tehdä ja miten asia käsitellään.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Saavutettavuuden valvonnan yksikkö
www.saavutettavuusvaatimukset.fi
saavutettavuus(at)avi.fi
puhelinnumero vaihde 0295 016 000